عقدت  الدكتورة  انجي حسن عبد الرحيم مدير مديرية التضامن الاجتماعى ببنى سويف، رئيس مكتب الحج بالمحافظة الاجتماع الأول   بمشرفي الحج لعام ١٤٤٥هـ. وتم الترحيب بالجميع وتهنئتهم  باجتيازهم الاختبارات المؤهلة  ثم تم التعارف فيما بينهم  كمشرفي حج . 

يأتي ذلك  الاجتماع   تحت رعاية الدكتورة نيفين القباج وزير التضامن الإجتماعي  ،و توجيهات المؤسسة القومية لتيسير الحج  تحت ريادة وإشراف ايمن عبد  الموجود مساعد وزير التضامن الاجتماعي لمؤسسة العمل الأهلي والمدير التنفيذي للمؤسسة 

وتم خلال الاجتماع التنسيق لعمل قاعدة بيانات خاصة بالحجاج وكافة البيانات الأساسية عنهم . كما تم التأكيد علي سرعة التواصل بكافة الحجاج لاستيفاء البيانات الأساسية والتعارف المبدئى عليهم تمهيدا للاجتماع الأول بهم ووضع آليات العمل فيما بين المشرفين وتوزيع المهام ووضع خطة وأجندة عمل لمشرفي المحافظة وطرق التواصل  المرحلية لمهام المشرفين